AMAC-Alumni FER
Hrvatska udruga diplomiranih inženjera Fakulteta elektrotehnike i računarstva Sveučilišta u Zagrebu
Pravila o privatnosti
U hrvatskoj udruzi diplomiranih inženjera Fakulteta elektrotehnike i računarstva Sveučilišta u Zagrebu (kratica AMAC-Alumni FER, u daljnjem tekstu: Udruga) pridodaje se posebna pažnja zaštiti Vaših osobnih podataka u skladu s obavezama koje propisuju zakoni i Opća uredba o zaštiti podataka – GDPR (EC 2016/679). Poduzimamo sve potrebne tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurali privatnost članova Udruge te osigurali nesmetanu dostavu informacija i sadržaja koji su od značaja članovima.
Na koga se ova pravila odnose?
Propisana pravila o privatnosti primjenjuju se na sve osobne podatke koje obrađuju i kojima pristupaju sve fizičke i pravne osobe u odnosu s Udrugom. Odredbe se primjenjuju na sve dužnosnike i članove udruge, podizvođače, partnere i sva ostala pravna tijela s kojima Udruga ima ugovoren odnos vezan uz pristup ili obradu osobnih podataka.
Koje podatke prikupljamo?
Osobni podaci članova koje Udruga pohranjuje sastoje se od podataka koje su članovi sami dali pri učlanjenju u Udrugu te podataka koje smo dodali naknadno.
Prema Zakonu o udrugama (NN 74/14, 70/17) obavezni osobni podaci o članu su: ime i prezime, OIB, datum rođenja, datum pristupanja Udruzi i kategorija članstva.
Osim tih podataka za upravljanje članstvom potrebni su još i:
- kontakt podaci: adresa elektroničke pošte, adresa za primanje poštanskih pošiljaka;
- podaci o alumni statusu: godine diplome, magisterija, doktorata te prezime na diplomi ukoliko je drukčije od sadašnjeg;
- podaci o statusu u Udruzi: datum pristupanja Udruzi, kategorija članstva, datum prestanka članstva;
- podaci o uplatama članarina i donacijama;
- podaci o članskim iskaznicama.
Web sustav Udruge dodatno zapisuje podatke potrebne za njegovo korištenje što uključuje: informacije o pretplatama na obavijesti, informacije o uređajima koje koristiti, informacije o uslugama koje koristite, kolačići (engl. Cookies), podaci za autorizaciju, podaci o lokaciji, ostale informacije koje nam šaljete ili pohranjujete putem web sučelja.
Kako koristimo prikupljene privatne podatke?
Privatne podatke članova koristimo u sljedeće svrhe:
Obrada transakcija vezanih uz plaćanje članarina. Udruga prikuplja i skladišti podatke o plaćanju članarina za svakog člana. Navedeni podaci koriste se kako bi se moglo kontaktirati člana vezano za detalje produljenja članarine ili pružanja informacija o plaćenoj članarini. Udruga ne skladišti podatke kojima se može inicirati transakcija ili omogućiti automatska obnova članstva (podatke o kreditnim karticama i slično).
Pružanje podrške i ostalih usluga članovima. Udruga može koristiti privatne podatke kako bi pružila podršku članu vezano uz upit člana za uslugom ili korisničkim računom. Udruga može koristiti osobne podatke člana kad izravno odgovara na njegov upit vezano uz zahtjev za informacijom ili pružanjem druge usluge kao što su pretplata na distribucijske liste i ostalo.
Pružanje informacija zasnovano na potrebama korisnika. Udruga može koristiti osobne podatke člana kako bi mu pružila relevantne podatke o događanjima i uslugama zasnovane na korisničkom odabiru. Korisnički odabir predstavljaju postavke profila korisnika, kao i pretplate na distribucijske liste i usluge.
Pružanje usluga distribucijskih lista i ostalih usluga umrežavanja. Udruga može pružati usluge pomoću kojih članovi imaju mogućnost razmjene podatka. Takve usluge uključuju komunikaciju s članovima kroz distribucijske liste, forume te sve ostale komunikacijske kanale koje Udruga održava. Udruga ne nadzire sadržaj podataka koje članovi razmjenjuju korištenjem usluga umrežavanja te ne snosi odgovornost za neželjenu razmjenu osobnih podataka. Korisnici navedenih usluga trebaju oprezno razmotriti žele li kroz komunikacijske kanale dijeliti svoje osobne podatke. Korisnici se također trebaju upoznati s mogućim dodatnim pravilima vezanim uz korištenje usluga umrežavanja.
Upravljanje kvalitetom pružene usluge. Udruga može kontaktirati člana u slučaju kada je potrebna dodatna informacija vezana za provođenje transakcije, kao što je plaćanje članarine. Osim toga, Udruga može kontaktirati člana ukoliko primijeti da je došlo do poteškoća prilikom korištenja svih web usluga koje Udruga pruža.
Pružanje personaliziranog sadržaja na web stranici i ostalim uslugama. Udruga može koristiti osobne podatke, uključujući podatke prikupljene kao posljedicu navigacije web stranicom, kako bi pružila personalizirani web sadržaj te unaprijedila kvalitetu usluge. Prikupljeni podaci uključuju podatke koji su nastali korištenjem elektroničkih protokola te kolačića (tzv. Cookies). Podaci se mogu koristiti kako bi se unaprijedila radna svojstva web usluge, uključujući vrijeme odziva, te provela testiranja funkcionalnosti stranice. Osim toga, podaci se mogu koristiti kako bi se unaprijedilo korisničko iskustvo, primjerice čuvanjem podataka između sjednica.
Prenošenje informacija o događajima. Udruga može koristiti osobne podatke članova kako bi im prenijela informacije o događaju (predavanju, sastanku i ostalo) koji organizira Udruga ili njena partnerska organizacija. Član može dobiti informacije o sadržaju i lokaciji događaja, logističke podatke vezane uz događaj, podatke o plaćanju te ostale relevantne podatke o događaju. Udruga može kontaktirati člana po završetku događaja kako bi zatražila informacije o događaju.
Informacije o popisu članova. Udruga može svojim članovima dati na uvid popis svih članova udruge. Izloženi podaci o članovima udruge dostupni su samo ostalim članovima nakon provedene autentifikacije na servise Udruge. Navedeni podaci mogu biti korišteni kako bi se omogućile usluge umrežavanja. Na osobni zahtjev, korisnik može podatak o svom članstvu učiniti javno dostupnim.
Pružanje informacija o odabranim aktivnostima. Udruga može koristiti osobne podatke kako bi članu poslala podatke o aktivnostima u kojima sudjeluje.
Pružanje informacija o pogodnostima. Udruga može koristiti osobne podatke kako bi članu pružila informacije o pogodnostima koje proizlaze iz članstva.
Pružanje podataka trećim stranama. Udruga može dijeliti osobne podatke s trećom stranom ako navedeni subjekt pruža ugovorene usluge Udruzi. Treće strane nemaju dozvolu korištenja osobnih podataka ni na koji način osim kroz pružanje usluge Udruzi. Primjerice, navedene usluge uključuju održavanje baze podataka. Udruga pažljivo bira navedene treće strane te s njima sklapa ugovorni odnos o zaštiti i upravljanju osobnim podacima.
Sigurnost informacijskih sustava. Udruga može koristiti osobne podatke kako bi dodatno ojačala sigurnost informacijskih sustava te spriječila potencijalne zloćudne aktivnosti. Udruga može koristiti više vrsta tehničkih sustava čija je uloga otkrivanje i sprječavanje zlonamjernih aktivnosti, kao što su neželjene poruke (tzv. Spam mail) i ostalo. Navedene aktivnosti mogu prouzročiti kratkotrajni prekid usluge dijelu članova.
Prikupljanje mišljenja članova. Udruga može članove kontaktirati, korištenjem primjerenih komunikacijskih tehnologija, u svrhu prikupljanja mišljenja članova o pojedinoj temi. Navedene tehnologije uključuju primjenu web obrazaca i ostalih pristupa.
Na koji način članovi upravljaju svojim podacima?
Član može upravljati svojim osobnim podacima na sljedeće načine:
- Registrirani korisnici mogu pregledati i izmijeniti svoje osobne podatke pristupom korisničkom profilu na adresi: https://www.alumni.fer.hr/?q=user
- Primijenim ostalih metoda deregistracije, primjerice izravnim kontaktom Udruge.
Osobni podaci maloljetnih osoba
Udruga ne prikuplja osobne podatke maloljetnika. Ukoliko uočimo posjedovanje podataka o maloljetniku, isti ćemo ukloniti u najkraćem razumnom roku. Korisnike se poziva da Udrugu obavijeste ukoliko uoče navedene podatke u javno objavljenim osobnim podacima, kao što su javno dostupan registar članova udruge.
Na koji način se članove obavještava da je došlo do promjene pravila?
Udruga može promijeniti navedena pravila o privatnosti. U tom slučaju, korisnike se obavještava putem elektroničke pošte ili drugim primjerenim komunikacijskim kanalom (izmjenom na web stranici). Korisnike se moli da pročitaju Pravila o privatnosti u slučaju njihove promjene.
Tehničke i ostale regulatorne informacije
Vođenje dnevnika pristupa
Udruga vodi automatske dnevnike (log) aktivnosti na poslužiteljima. Prikupljaju se podaci o IP adresama zahtjeva. IP adresa može služiti kao identifikator korisnika ukoliko se radi o statičkoj IP adresi te može poslužiti za djelomično utvrđivanje lokacije korisnika. Osim toga, Udruga može prikupljati podatke o tome koju je stranicu korisnik posjetio neposredno prije dolaska na web stranicu Udruge te pojmove pretraživanja koje se koristilo kako bi se locirala stranica Udruge. Mogu se prikupljati podaci o tome koje je stranice korisnik posjetio u okviru web stranice Udruge te koliko je vremena proveo pretražujući ili koristeći sadržaj. Svi prikupljeni podaci su anonimizirani te se koriste samo u statističke svrhe.
Udruga može prikupljati podatke o: tipu web preglednika, uređaju i verziji, operacijskom sustavu, MAC adresi (Media Access Control), datumu i vremenu zahtjeva na poslužitelju te količini prenijetih podataka.
Vanjske web poveznice
Udruga na svojoj web stranici može korisnicima izložiti poveznice prema stranicama ostalih partnerskih organizacija ili ostalim pružateljima sadržaja. Prelaskom na stranicu vanjske poveznice napušta se domena odgovornosti Udruge. Korisnike se poziva da se upoznaju s pravima zaštite privatnosti navedenih vanjskih web stranica.
Kolačići (Cookies)
Kolačići su zapisi u web pregledniku Vašeg uređaja koji mogu sadržavati podatke o korištenju web stranice. Udruga može koristiti kolačiće zasnovane na sjednici (pohranjeni su samo dok je korisnik prijavljen na stranicu) te perzistentne kolačiće (ostaju aktivni i nakon što je korisnik zaključio sjednicu). Kolačići pružaju korisne informacije koje nam pomažu da omogućimo korisniku jednostavniji pristup stranici, pratimo korisnička ponašanja te balansiramo korištenje naše infrastrukture. Korisnici su obaviješteni o korištenju kolačića na web stranici.
Suradnja s vlastima i regulatornim tijelima
Udruga imenuje odgovornu osobu za zaštitu privatnosti korisničkih podataka. Navedena osoba predstavlja Udrugu pred regulatornim tijelima te s njima uspostavlja primjerenu komunikaciju. Odgovorna osoba zadužena je za provođenje istrage u slučaju prijave neprimjerenog postupanja s privatnim podacima. Odgovorna osoba također prati promjene u zakonskoj regulativi te inicira njihovo pravovremeno uvođenje u poslovanje Udruge.
Udruga zadržava pravo dijeljenja privatnih podatka korisnika i ostalih podataka s vlastima u skladu s važećom zakonskom regulativom i ostalim propisima.
Prava građana Europske unije
Građani Europske unije svoja prava o zaštiti osobnih podataka ostvaruju kroz Opću uredbu o zaštiti podataka – GDPR (EC 2016/679). Dodatne informacije o ostvarivanju pojedinog prava propisanog GDPR-om, članovi mogu zatražiti obraćanjem na adresu: info@alumni.fer.hr s naslovom poruke „GDPR Upit“. Udruga će članu odgovoriti na upit te sprovesti njegov zahtjevu u skladu s pravima propisanim Općom uredbom o zaštiti podataka u najkraćem razumnom vremenskom roku.
Pitanja vezana uz zaštitu privatnosti
Članovi mogu uputiti sva pitanja vezana uz odredbe zaštite privatnosti na adresu: info@alumni.fer.hr ili na adresu: AMAC-Alumni FER, Unska 3, 10000 Zagreb, Hrvatska.
Datum zadnje izmjene: 24. svibnja 2018.